有個(gè)老板帶著公司員工去打保齡球,開始時(shí),大家玩得很高興,自發(fā)地分成兩個(gè)小組,相互探討經(jīng)驗(yàn),研究保齡球的打法,營造了很積極健康的競爭氛圍。
等大家玩了一會(huì)后,老板讓人在球道上拉一個(gè)簾子,這樣一來,打球的人還可以繼續(xù)打球,但是看不到球的滾動(dòng)路線,看不到結(jié)果。很快,大家就失去了玩下去的興致。
這時(shí)老板向大家道歉,并說明了這樣做的理由:想讓大家了解匯報(bào)、反饋的重要性。
老板表示,下屬如果不主動(dòng)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作,反饋工作進(jìn)程,領(lǐng)導(dǎo)就會(huì)云里霧里,不知道下屬工作進(jìn)展情況:
是否遇到了困難?是否走了誤區(qū)?是否能夠在規(guī)定期限順利完成?
作為下屬,不要等著領(lǐng)導(dǎo)叫你才匯報(bào)工作,而要主動(dòng)匯報(bào),讓領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)了解你的工作情況,察覺出你工作中的問題,給予指導(dǎo)和幫助,這樣不但可以避免執(zhí)行跑偏,還能有效地化解危機(jī)。
主動(dòng)匯報(bào)工作,有助于消除上下級(jí)之間因溝通不暢引起的誤解。
比如,領(lǐng)導(dǎo)交代你一項(xiàng)工作,你干了一天,晚上還加班,但沒完成,第二天接著干,到了晚上終于干完了。但是你沒有主動(dòng)匯報(bào),而是等到第三天領(lǐng)導(dǎo)找你時(shí),你才匯報(bào)工作。領(lǐng)導(dǎo)說“一個(gè)簡單的工作怎么搞這么久?”
相信聽了這話,你會(huì)很委屈,連續(xù)兩天加班加點(diǎn)地干,領(lǐng)導(dǎo)還說你慢。其實(shí),不必報(bào)怨領(lǐng)導(dǎo),錯(cuò)的是你。
如果第一天晚上加班時(shí),你打電話給領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)一下工作進(jìn)展,說你一直工作到現(xiàn)在,今天完不成。如果晚上不方便打電話,下班時(shí)把進(jìn)展情況匯報(bào)一下。第二天繼續(xù)這樣匯報(bào),看看領(lǐng)導(dǎo)還會(huì)不會(huì)怨你?
主動(dòng)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作,還能體現(xiàn)出你盡職盡責(zé)、認(rèn)真工作的職業(yè)態(tài)度,能給領(lǐng)導(dǎo)留下很好的印象。而且領(lǐng)導(dǎo)可以根據(jù)你的工作進(jìn)展,及時(shí)對(duì)后續(xù)工作做好安排。
說了這么多關(guān)于主動(dòng)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作的好處,那么,匯報(bào)工作具體要注意什么呢?什么時(shí)間匯報(bào),怎樣匯報(bào)?下面我們就來詳談匯報(bào)技巧。
1
時(shí)間跨度較短的工作:
什么時(shí)候完成
什么時(shí)候匯報(bào)
領(lǐng)導(dǎo)交待的工作,各式各樣,有的工作三五分鐘就能完成,比如復(fù)印一份文件,有的工作一天之內(nèi)就能完成。對(duì)于這些工作,最好什么時(shí)間完成,什么時(shí)候匯報(bào)。
我進(jìn)入職場的頭幾年,在一家大型的外資企業(yè)工作。記得有一次,領(lǐng)導(dǎo)讓我統(tǒng)計(jì)一個(gè)銷售報(bào)表,我工作到晚上十點(diǎn)多才完成。
當(dāng)時(shí)領(lǐng)導(dǎo)早就下班了,于是我給領(lǐng)導(dǎo)打了個(gè)電話,說銷售報(bào)表已經(jīng)統(tǒng)計(jì)完成了,領(lǐng)導(dǎo)說:“好,好,工作到這么晚,辛苦了,快點(diǎn)回去休息吧!”領(lǐng)導(dǎo)的話語盡顯關(guān)懷,讓我覺得加班是值得的。如果我不打這個(gè)電話,領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為我很快就做完了,但不知道我這么辛苦。
后來我總結(jié)了一條匯報(bào)經(jīng)驗(yàn):
對(duì)于短時(shí)間內(nèi)可以完成的工作,盡量做到什么時(shí)候完成,什么時(shí)候匯報(bào)。如果提前完成,也要提前匯報(bào),絕不空耗時(shí)間,假裝工作做了很久。
舉個(gè)例子,領(lǐng)導(dǎo)交代給你一個(gè)任務(wù),要求下班之前完成,可你下午4點(diǎn)就完成了工作,那么你最好4點(diǎn)就去匯報(bào)。
因?yàn)橥ㄟ^匯報(bào),領(lǐng)導(dǎo)就會(huì)知道你工作的進(jìn)程和狀態(tài)。如果做得好,領(lǐng)導(dǎo)會(huì)予以表揚(yáng);如果做得不到位,經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)的指點(diǎn),還有時(shí)間去修改和完善。
如果一直拖到下班時(shí)再匯報(bào),一旦發(fā)現(xiàn)工作執(zhí)行走樣,那你可能要加班或第二天修改,這樣也耽誤了你的時(shí)間。
2
時(shí)間跨度較長的工作:
堅(jiān)持每天匯報(bào)
讓領(lǐng)導(dǎo)了解進(jìn)展
對(duì)于時(shí)間跨度較長的工作,比如,三五天甚至一兩個(gè)月才能完成的工作,就不可能等到完成時(shí)再匯報(bào)。
尤其是做市場的,幾天之內(nèi)不可能產(chǎn)生效益,需要一段時(shí)間的投入才有收獲。
那就得主動(dòng)報(bào)告你的階段性工作情況,讓領(lǐng)導(dǎo)對(duì)你的工作進(jìn)程心里有譜,便于領(lǐng)導(dǎo)幫你把關(guān),適時(shí)給你提供工作指導(dǎo),確保你的工作有條不紊地開展,直至圓滿完成。
工作做得好,要及時(shí)匯報(bào);工作沒做好,更要及時(shí)匯報(bào)。
3
匯報(bào)的內(nèi)容:
階段性匯報(bào)結(jié)果
匯報(bào)重點(diǎn),不說廢話
老板(領(lǐng)導(dǎo))通常都很忙,或者看上去很忙,他沒時(shí)間,也沒興趣聽你事無巨細(xì)地匯報(bào)事情的來龍去脈。
比如,你負(fù)責(zé)文書處理,就沒必要告訴老板,文件沒打出來是因?yàn)槟袥]換新的,新墨盒沒換是因?yàn)椴少彶窟€沒有把墨盒買回來……你只要告訴他結(jié)果:打印的文件還需多久送到他手上。
特別是當(dāng)工作沒完成,你應(yīng)該先說出來,再說明沒完成的理由。切不可先說一大堆理由,然后說工作沒完成,這樣領(lǐng)導(dǎo)會(huì)認(rèn)為你在為自己辯護(hù)、推卸責(zé)任。同樣是工作沒完成,先說結(jié)果與后說結(jié)果,給領(lǐng)導(dǎo)的印象會(huì)截然不同。
說完結(jié)果后,領(lǐng)導(dǎo)可能想聽你說說工作過程,這時(shí)一定要挑重點(diǎn),切勿不分主次,面面俱到,一股腦倒出來。
這樣不僅吸引不了領(lǐng)導(dǎo),甚至?xí)m得其反。為此,你匯報(bào)之前,最好列個(gè)大綱,在心里明確要講的幾點(diǎn),這樣匯報(bào)時(shí)你才能做到重點(diǎn)明確、繁簡適度。
4
關(guān)于工作困境:
匯報(bào)的時(shí)候提出一些建議
供老板參考
如果是例行性的工作匯報(bào),那一般都很簡單,但如果工作遭遇困難,匯報(bào)就會(huì)令人頭疼。
本來遇到問題了,老板心情就不好,還得絞盡腦汁幫你善后,可想而知這個(gè)匯報(bào)過程多么痛苦。
可是,如果遇到問題不向老板匯報(bào),那就是你的失職。
所以,在匯報(bào)問題時(shí),永遠(yuǎn)帶著建議去。
有理有據(jù)地找出事實(shí)背后的本質(zhì)問題,得出結(jié)論,形成決策意見,供領(lǐng)導(dǎo)選,這才是優(yōu)質(zhì)的匯報(bào)。
5
匯報(bào)時(shí)機(jī):
未雨綢繆
帶著預(yù)見性匯報(bào)
未雨綢繆永遠(yuǎn)都比亡羊補(bǔ)牢好,當(dāng)工作即將進(jìn)入到下一個(gè)議程時(shí),你應(yīng)該提前匯報(bào);
當(dāng)你預(yù)料到工作可能無法如期完成,更要提前匯報(bào),說明原因,讓領(lǐng)導(dǎo)有個(gè)心理準(zhǔn)備。
未雨綢繆能給大家留出解決問題的時(shí)間,從而找到變通的辦法。反之,等到出了問題才去匯報(bào),就會(huì)讓你和領(lǐng)導(dǎo)都陷入被動(dòng)。
6
匯報(bào)原則:
必須實(shí)事求是
切勿弄虛作假,報(bào)喜不報(bào)憂
很多人向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作時(shí),喜歡講成績、講好事,對(duì)于問題和錯(cuò)誤則輕描淡寫,甚至干脆隱瞞不報(bào)。
這會(huì)影響領(lǐng)導(dǎo)對(duì)客觀情況的了解,貽誤決策時(shí)機(jī),可能會(huì)使小問題變成大危機(jī),這對(duì)公司發(fā)展是致命的。
在德國摩登公司的發(fā)展史上,曾出現(xiàn)過這樣一件事:
一線員工發(fā)現(xiàn)公司的大客戶單方面終止了合同,馬上給主管打電話匯報(bào):“主管,不好了,公司的大客戶丟掉了,這直接影響我們的效益??!”這是實(shí)事求是的匯報(bào)。
主管壓住內(nèi)心的慌張,假裝淡定地說:“慌什么?。挎?zhèn)定一點(diǎn)!”說完他思考了一會(huì)兒,組織了一下語言,然后給上司打電話:“經(jīng)理,市場部出了點(diǎn)問題,一個(gè)客戶流失了。”這是典型的輕描淡寫,而且用詞模糊,很容易誤導(dǎo)人。
經(jīng)理說:“流失一個(gè)客戶怕什么,我們公司的客戶還有很多,繼續(xù)開拓市場,爭取獲得更多的合作。”
正在這時(shí),公司總裁給經(jīng)理打電話,了解市場開拓情況,經(jīng)理笑著說:“總裁,你放心,市場開拓得很好,一切盡在掌控之中,很多客戶都與我們有合作的意向,很快我們就會(huì)拿下他們。”這是在自說自話,其實(shí)根本就沒有了解實(shí)情。
總裁放下電話,心里很踏實(shí)。然而,一個(gè)月后,公司召開月銷售會(huì)議,總裁才得知市場部出了嚴(yán)重的問題,老客戶流失,新客戶沒有……
這個(gè)案例是典型的報(bào)喜不報(bào)憂,正如英特爾公司的總裁安德魯·格魯夫所言:“高層領(lǐng)導(dǎo)有時(shí)直到很晚才明白周圍的世界已經(jīng)發(fā)生了變化,老板則是最后一個(gè)知道真相的人。”
中國管理培訓(xùn)專家余世維更是打趣地說:“一天,老板發(fā)現(xiàn)門外有人搬東西,出去一看,才知道原來公司倒閉了。”這個(gè)夸張的描述很好地揭示了下屬報(bào)喜不報(bào)憂的危害。
要想消除下屬報(bào)喜不報(bào)憂的行為,領(lǐng)導(dǎo)者需要做到:
1)坦然聽取壞消息,不因下屬匯報(bào)壞消息大發(fā)脾氣,當(dāng)即斥責(zé)下屬;
2)要求下屬匯報(bào)時(shí)措辭精確、明晰,不允許下屬用模糊詞語匯報(bào)工作,比如“出了點(diǎn)問題”、“還行”、“還可以”,聽到這些詞時(shí),一定要追問“出了什么問題?”“還行(還可以)是什么意思,說具體點(diǎn)!”
3)多走出辦公室,走到工作一線,了解實(shí)際情況。
4)嚴(yán)懲報(bào)喜不報(bào)憂,匯報(bào)弄虛作假的行為。